8.   Arbeitshilfen/ Checklisten

 

Abschließend und zusammenfassend werden drei Checklisten als Arbeits- Vorbereitungshilfe aufgeführt. Die erste Checkliste behandelt den Bereich der Konferenz/des Teamgesprächs, also einer zu moderierenden festen Gruppe; die zweite Checkliste bezieht sich auf den Bereich der Moderation; die dritte Checkliste zeigt zu beachtende Punkte zum Thema Visualisieren auf. Die Checklisten lehnen sich an Vorschlägen von Lim brunner (2004, 89 ff.) an, der sie nach Knapp (1990, 94) und Lotmar/Tondeur (1991, 237) zusammengefasst hat und werden in Teilen ergänzt bzw. verkürzt.

 

 8.1         Checkliste „Konferenz/Teamgespräch“

1. Grundsatzfragen

• Was soll in der Sitzung erreicht werden?
• Welche Themen sind zu bearbeiten?
• Wer muss unbedingt teilnehmen (externe Teilnehmer nötig)?
• Ist die Sitzung das richtige Kommunikationsmedium für die zu bearbeitenden Themen?

2. Inhaltliche Vorbereitung

• Thematisch-inhaltliche Vorbereitung auf die zu bearbeitenden Themen, z.B. mit
• Fachliteratur
• Sitzungsbeilagen (Textausschnitte, Statistiken, Rechtsaspekte etc.)
• Fragen und Schwerpunkte für die Bearbeitung formulieren
• Zeitrahmen für die jeweiligen Themen festlegen

3. Organisatorische Vorbereitung

• Überlegungen hinsichtlich der Zielgruppe:
  • Umgang miteinander
  • Besondere Ansprechweisen
  • Zu erartende Verständigungsprobleme?
• Sind die Teilnehmer ausreichend informiert?
• Vorgespräche mit einzelnen Teilnehmern nötig?
• Tagesordnung festlegen
• Wichtige Punkte nach vorne legen
• Protokollführung bedenken (Verlausfprotokoll? Ergebnisprotokoll? …)
• Termin und Dauer der Sitzung festsetzen und hierzu einladen (falls kein Fixtermin besteht)
• Raum organisieren
• Raum für die Sitzung vorbereiten
• Ausreichend Sitzmöglichkeiten
• Tische entsprechend der gedachten Form der Zusammenarbeit positionieren
• Materialien (zur Visualisierung, Schreibutensilien etc.) bereitlegen
• Getränke bereitstellen
• Angenehmes Raumklima schaffen

4. Funktion Gesprächsführung

• Begrüßung, Einführung in Themen und Ziele der Sitzung (Ablauf bekanntgeben)
• Evtl. Regeln (z.B. Kommunikationsregeln, Entscheidungsfindungsregeln) festlegen
• Protokollführer festlegen
• Für das Einhalten des Zeitplans, des Ablaufs und der Regeln sorgen
• Diskussion in Gang bringen und steuern
• Persönliche Auseinandersetzungen/ Killerphrasen („das war schon immer so“…) dämpfen
• Erzielte Ergebnisse zusammenfassen und für das Protokoll formulieren  
  

 

  8.2         Checkliste „Moderation“

 1. Vorbereitung

• Treffen richtig organisiert (Einladung, Raum, Bewirtung, Technik, Materialien)?
• Thema klar, konkret, verständlich und ansprechend formuliert?
• Wie betrifft mich das Thema selber?
• Habe ich mich entsprechend vorbereitet (innerlich und äußerlich)?
• Habe ich Vorstellung vom Verlauf des Treffens?
• Wie setze ich das Prinzip „Anfangen wo die Gruppe steht“ um?
• Wie soll die Vorstellung der Teilnehmer, der Einstieg, das Anwärmen, die Schaffung einer gemeinsamen Ausgangsbasis, die Klärung der Bedürfnisse und Erwartungen, der Abschluss aussehen?
• Ist es sinnvoll/hilfreich/nötig zu visualisieren?
• Will ich bestimmte Gesprächsregeln einführen? Wenn ja, welche? Wie?

2. Durchführung

• Nach Möglichkeit frühzeitig anwesend sein
• Teilnehmer persönlich begrüßen, während des Treffens mit Namen ansprechen
• Teilnehmer ggfls. Motivieren, ermuntern, stützen, ssich selber zurückhalten und zuhören
• Gruppenprozess immer wieder beleuchten, durch Zusammenfassung strukturieren
• Thema und Zielrichtung im Auge behalten
• Auf Gesprächspausen achten, ggfls. aktivieren, spiegeln
• Teilnehmer immer wieder einbeziehen, mitbestimmen –entscheiden lassen, Fragen weitergeben
• Technik der Fragestellung beachten (offene/geschlossene Fragen, suggestive Fragen etc.)
• Vorläufige Ergebnisse sichern (zusammenfassen, aufschreiben/visualisieren)
• Vorauseilende Beiträge zurückstellen und später wieder aufgreifen (z.B. Themenpool auf Flipchart erstellen)
• Affektive/Atmosphärische Störungen im Blick haben, ggfls. thematisieren („Störungen haben Vorrang“!)
• Verantwortung für Abschluss übernehmen:
  • Ergebnisse zusammenfassen und sichern
  • Offene Fragen benennen, um unter Umständen weiterführende Fragestellungen zu entwickeln
  • Auch nicht erreichte Ziele benennen und festhalten
  • Evtl. Vereinbarungen treffen/Aufgaben verteilen
  • Rückblick auf Gefühle/Eindrücke, Inhalt und Prozess Raum geben (z.B. Abschlussblitzlicht)
  • Ausblick schaffen
  • Teilnehmer verabschieden
    

 

8.3         Checkliste „Visualisieren“

 1. Visuelle Hilfen nie ohne vorherige Probe einsetzen!

• Technische Voraussetzungen: Steckdosen, Verlängerungskabel, Lichtverhältnisse
• Folienreihenfolge festlegen, richtig vorsortieren, schreibfähige Stifte und Leerfolien bereithalten
• Flipchart: ausreichend Papier, verschiedenfarbige Stifte, Standort festlegen
• Wirkung kontrollieren (Helligkeit, Lesbarkeit)
• Powerpoint: Präsentation vor Ort mit vorhandenem Material testen, u.U. in unterschiedlichen Office Versionen abspeichern und mitführen

2. Visuelle Hilfen sollen helfen, nicht behindern!

• Einfach und verständlich halten
• Max. 6 Zeilen auf Folie, max. 10 Zeilen auf Flipchart
• Immer nur eine Visualisierung/Idee gleichzeitig
• Bei Stiften max. 3 verschiedene Farben nutzen
• Kerninformationen unterstreichen
• Visualisierung nur so lange benutzen, wie bei der Präsentation Bezug darauf genommen wird (Projektor ausschalten, Flipchart umschlagen)
• Powerpoint: Keine übertriebenen Animationen/Audio

3. Visuelle Hilfen gezielt einsetzen

• Visualisierung erst zeigen, wenn sie „an der Reihe ist“/ bei Flipcharts u.U. mit Leerblättern planen
• Bei Folien: Leerstellen auf Folie belassen, um weitere Folien aufzulegen (Entwicklungen deutlich machen)
• Unterschiedliche visuelle Hilfsmittel kombinieren (z.B. Folie/Powerpoint zur Unterstützung von Ausführungen, Flipchart zum Ergebnisse/Fragen/Themen sammeln
• Hand-outs oder Materialien erst am Ende verteilen
• Flipchart mit Grundsatzinformationen (Ablauf/Struktur/Zeitplan) des Treffens die gesamte Zeit über zur Orientierung sichtbar lassen
• Powerpoint: Sinnvolle Animationen setzen

4. Freie Sicht auf visuelle Hilfen sicherstellen

• Sitzanordnung im Vorfeld daraufhin testen, dass die Visualisierungen von allen Plätzen aus gut sichtbar sind (schräge Winkel beachten)
• Beim Schreiben am Flipchart seitlich stehen, so dass der eigene Körper das gerade geschrieben nicht verdeckt
• Evtl. Pointer nutzen
• Zu der Gruppe sehen und sprechen – nicht zum Flipchart oder zur Folie

5. Visualisierungen wirken lassen

• Kurze Pause bei Handhabung des visuellen Hilfsmittels, Gruppe kann sich kurz darauf einstellen
• Visualisierung zur Unterstützung der Ausführung, nicht umgekehrt
• Durch Fragen prüfen, ob die Visualisierungen richtig erkannt/verstanden werden (z.B. bei Diagrammen, Statistiken etc.), Abkürzungen erklären

6. Sprache

• Während des Nutzens von Visualisierungen lauter sprechen als gewöhnlich - Gruppe teilt die Aufmerksamkeit auf die visuelle Hilfe und den Sprecher
• Besonders in abgedunkelten Räumen lauter sprechen, da der Sprecher „verschwindet“
  

 

9      Quellen

Badry, E.; Knapp, R. & Stockinger, H.G. (2002). Arbeitshilfen für Studium und Praxis der Sozialarbeit und Sozialpädagogik.  Neuwied und Kriftel: Luchterhand.

Limbrunner, A. (2004). Soziale Arbeit als Beruf. Berufsinformationen und Arbeitshilfen für Ausbildung und Praxis. Weinheim und München: Juventa.

Skripte und Mitschriften von Fortbildungen mit u. a. dem Thema Leitungsaufgaben im Spannungsfeld von Beratung und Kontrolle, Gesprächsführungstechniken und Moderation.