1. Moderation – Was ist das eigentlich?
Allgemein: Strukturgebende Einflussnahme einer inhaltlich neutralen, außen stehenden
Person auf den Kommunikationsprozess einer (Arbeits-) Gruppe.
Speziell: Methode, um eine (Arbeits-) Gruppe zu unterstützen, ein Thema/Problem/eine Aufgabe
- auf die Inhalte konzentriert, zielgerichtet, effizient
- eigenverantwortlich
- im Umgang miteinander zufrieden stellend und möglichst störungsfrei
- sowie an der Umsetzung in die alltägliche Praxis orientiert
zu bearbeiten.
Eine erfolgreiche Moderation beruht auf zwei Pfeilern:
- auf der Gruppe, die für den gesamten Arbeitsprozess inhaltlich verantwortlich (Ergebnisverantwortung) ist und ein Thema bearbeitet
- auf dem Moderator, der die Gruppe darin unterstützt, die Prozessverantwortung trägt.
2. Stärken der Moderationsmethode:
Kompetenz/Wissen/Kreativität aller Teilnehmer der Arbeitssitzung wird genutzt, aktive Teilnahme ermöglicht; dadurch steigt die Qualität der Ergebnisse es entsteht ein hierarchiefreies Klima; die Wahrscheinlichkeit einer hohen Zufriedenheit mit dem Verlauf und den Ergebnissen der Arbeitssitzung wird dadurch erhöht Störungen und spannungsreiche Situationen während des Arbeitsprozesses werden bearbeitet und versachlicht, um die volle inhaltliche Leistungsfähigkeit der Gruppe zu erhalten oder wiederherzustellen. Die während einer moderierten Arbeitssitzung erarbeiteten Ergebnisse finden bei den Teilnehmern eine hohe Akzeptanz – dadurch steigt die Chance einer erfolgreichen Umsetzung im Arbeitsalltag
3. Kommunikative Basiskompetenzen im Moderationsprozess
Moderatoren von Gesprächen sollten über Grundkenntnisse in der Gesprächsführung und Kommunikationspsychologie verfügen, um den Anspruch an eine gelingende Moderation erfüllen zu können. Das Üben folgender Elemente, hier als Basiskompetenzen bezeichnet, können hilfreich sein, erste Erfahrungen in Moderation von Gesprächen, Gruppen etc. zu sammeln und darauf aufbauend weitere Kompetenzen zu erlangen:
Strukturieren des Prozesses
- Wechsel von Öffnen und Schließen mit Hilfe offener (nicht mit ja/nein beantwortbarer) bzw. geschlossener (mit ja/nein beantwortbarer) Fragen…
- wenn man das Gespräch beginnet/beendet
- wenn man von einem Schritt/Thema zum nächsten übergeht
- wenn Thema/Ziel/Weg unklar oder strittig sind
- wenn die Gesprächspartner auf unterschiedliche Themen Bezug nehmen
- Zusammenfassungen machen
Aktives zuhören
- Tiefgehendes Verstehen durch aktives Zuhören fördern
- Aufmerksames zuhören entwickeln
- Offen fragen und zum erzählen anregen
- Interessen, Gefühle und Wünsche wiedergeben
Lösungen entwickeln
- Brainstorming
- Methodische Lösungswege nutzen (z.B. die 7-Sprung-Methode, vgl. Weber 2007; Problem based learning)
Entpolarisieren
- Sprachlichen Fouls begegnen
- Fairness fördern (Metakommunikation)
4. Grobe Dreiteilung des Moderationsprozesses:
Der Moderationsprozess kann an sich in drei Teile gegliedert werden; einer Einleitung folgt ein Hauptteil und der Schlussteil. Je nachdem, in was für Gruppen die Moderation durchgeführt wird, sind die einzelnen Teile unterschiedlich gewichtet und inhaltlich zu füllen. Es müssen nicht alle drei Teile in einer moderierten Gesprächssitzung durchlaufen werden, Moderation als Prozessbegleitung kann auch über mehrere Sitzungen hinweg stattfinden. Dem Moderator als Prozessverantwortlichem obliegt das Zeitmanagement des Gesprächs, d.h. dass der Moderator darauf achten muss (oder ggfls. im Vorfeld überlegt hat), wie viel Zeit für welche Schritte des Moderationsprozesses zur Verfügung steht oder ob es Zeitabweichungen gibt und ggfls. hierauf aufmerksam macht, um der Gruppe die inhaltliche Entscheidung über das weitere Vorgehen in der Bearbeitung des Themas zu ermögichen.
Einstieg
- Begrüßung/persönliche Vorstellung
- Anlass/Hintergrund der Sitzung
- Bereitschaft der Gruppe zur Moderation klären
- Stimmungen/Einstellungen abfragen
- Erwartungen abfragen
- Regeln vereinbaren
- Ablauf der Sitzung und Zeitrahmen klären
Hauptteil (eigentliche inhaltliche Bearbeitung des Themas)
- Themen sammeln (Abfrage auf Zuruf, Kartenabfrage,…)
- Thema auswählen (Worüber möchten Sie hier sprechen? Worüber müssen wir heute sprechen?)
- Thema bearbeiten (wie sollte sein…? Wie erleben wir…? Was müsste getan werden…? Was sollten die ersten Schritte sein…? Was spricht dafür…? Was spricht dagegen…? Was ist uns noch nicht klar…? Was sollten wir zunächst tun…?)
- Maßnahmen zur weiteren Bearbeitung des Themas planen und festlegen (z. B. mit einem Maßnahmenplan: was?/ wer?/ bis wann?/ wie geprüft?)
Schlussteil
- Fragenspeicher abarbeiten (wird bei Bedarf im Moderationsprozess angelegt: offene Fragen, benachbarte Themen, etc., die während des Gesprächs auftauchen, das Thema jedoch nicht unmittelbar berühren, bzw. nicht direkt zu beantworten sind oder andere Aspekte anschneiden, können im Fragenspeicher aufgenommen werden, hierdurch wird auch eine Fokussierung auf den jeweiligen Hauptstrang der Diskussion gefördert)
- Maßnahmen absprechen
- Abgleichen der Erwartungen/Stimmungsabfrage
- Rückmeldung zur durchgeführten Moderation
- Beenden (Dank und positive Verabschiedung)
5. Moderation und Leitung
Moderieren heißt nicht Leiten im üblichen Sinne, Moderation ist gekennzeichnet durch
- inhaltliche Abstinenz
- Keine eigene inhaltliche Stellungnahme/Wertung
- Personenbezogene Neutralität
- Möglichst gleiche Wertschätzung aller Gruppenmitglieder
- Auch Minderheiten Gehör verschaffen
Hieraus sind Konsequenzen abzuleiten: Der Moderator eines Gesprächs steht der Gruppe inhaltlich als Teilnehmer für Diskussionen nicht zur Verfügung. In kleinen Gruppen kann das dazu führen, dass mögliche Sichtweisen nicht angesprochen werden. Wird die Moderation also in einem Arbeitsteam von einem Mitglied des Teams übernommen, wird dessen Meinung (u.U.) nicht berücksichtigt. Es kann von Vorteil sein, einen externen Moderator hinzuzuziehen, besonders dann, wenn alle Mitglieder eines Arbeitsteams intensiv und konstruktiv in ein Thema verwickelt sind. In manchen Fällen kann es ebenfalls sinnvoll und hilfreich sein, eine Moderationsmethode wie z.B. in der kollegialen Fallberatung (Intervision) zu nutzen, um ein bestimmtes Thema systematisch und von verschiedenen Seiten aus zu diskutieren und einer Lösung zuzuführen.
Eine Gegenüberstellung:
Arbeitsgruppen leiten |
Arbeitsgruppen moderieren |
inhaltlich beteiligt (Stellung nehmen, Bewerten der Beiträge anderer, Verstärken) |
inhaltlich unparteiisch und abstinent |
Konzentration auf den Inhalt, weniger auf Methoden und Verfahrensweisen |
Konzentration auf Auswahl und Anwendung von Methoden und Verfahren |
Willensdurchsetzung gefordert |
Willenbildungsprozess der Gruppe steuern |
Delegation der Protokollierung und Dokumentation |
offene und simultane Visualisierung |
hierarchisch höhergestellt
|
weder die (hierarchische) Position des Teilnehmers noch die des Moderators spielen eine Rolle |
(ungeschriebene) Regeln der Leitungskunst
|
Unterstützung bei der Festlegung von Regeln durch die Gruppe –ggf. Regeln vorschlagen |
Arbeitsziele werden vorgegeben |
(Bedingte) Erarbeitung der Arbeitsziele durch die Gruppe |
6. Kernelemente der Moderation
Folgende Elemente können im Sinne einer Grundhaltung für einen gelingenden Moderationsprozess förderlich sein:
- Eigene Ziele, Wertungen, Meinungen zurückstellen
- Alle Teilnehmer ernst nehmen, gleiche Wertschätzung
- Darauf achten, dass alle Teilnehmer ihre Meinung vertreten können
- Auch ruhige und schweigsame in den Arbeitsprozess einbinden
- Ständige Verfolgung der Ziele der Sitzung oder einzelner Phasen –Abweichungen der Gruppe mitteilen
- Zur Regelfestlegung für konstruktiven Umgang miteinander anregen
- Verhalten spiegeln, damit angemessener Umgang mit Störungen oder Konflikten möglich wird
- Fragende Haltung einnehmen (keine behauptende; Aktives Zuhören)
- Überwiegend aktiv zuhören, selbst wenig sprechen
- Zusammenfassen, wenn dadurch der Arbeitsprozess erleichtert oder weiterentwickelt werden kann
- Struktur für die gesamte Sitzung anbieten – von der Einleitung bis zum Schluss
- Konkrete Arbeitsschritte und dazu passende Arbeitsverfahren vorschlagen
- Visualisieren (Flip Chart, White Board etc.); das Visualisieren von Themen in Form von Skizzen, gruppierten Stichwörtern etc. stellt ein elementares Kernelement für erfolgreiche Moderation dar („ein Bild sagt mehr als tausend Worte“). Es sollten hierfür verschiedenfarbigen Stifte zur Verfügung stehen.
7. Umgang mit „schwierigen“ Teilnehmern
Regelmäßig stoßen Moderatoren auf „schwierige“ Teilnehmer in Diskussionen. Was jemand dabei als schwierig empfindet, ist unterschiedlich (Das Kernqualitätenmodell kann hierfür zur Klärung herangezogen werden, vgl. den Text „Kompetenzmanagement und Reflexion“ auf dieser Website). Häufig stoßen Moderatoren jedoch auf folgende „schwierige“ Teilnehmer:
„Typ“ |
Möglichkeit konstruktiven Umgangs |
Streiter |
sachlich und ruhig bleiben –Gruppe veranlassen, seine Meinung zu widerlegen |
Positiver |
Ergebnisse zusammenfassen lassen, bewusst in die Diskussion einschalten |
Alleswisser |
Gruppe auffordern, zu seinen Behauptungen Stellung zu nehmen |
Redseliger |
taktvoll unterbrechen, Redezeit festlegen; freundlicher Hinweis, dass auch die anderen Teilnehmer zu Wort kommen möchten |
Schüchterner |
leichte, direkte Fragen stellen, sein Selbstbewusstsein stärken; Wertschätzung für Beiträge zum Ausdruck bringen; nicht unter Druck setzen |
Ablehnender |
seine Erkenntnisse und Erfahrungen anerkennen |
Desinteressierter |
nach seiner Arbeit fragen, Beispiele aus seinem Interessengebiet erfragen |
„Großes Tier“ |
keine direkte Kritik üben, „Ja – aber“ Technik |
Ausfrager |
seine Fragen an die Gruppe zurückgeben |
8. Arbeitshilfen/ Checklisten
Abschließend und zusammenfassend werden drei Checklisten als Arbeits- Vorbereitungshilfe aufgeführt. Die erste Checkliste behandelt den Bereich der Konferenz/des Teamgesprächs, also einer zu moderierenden festen Gruppe; die zweite Checkliste bezieht sich auf den Bereich der Moderation; die dritte Checkliste zeigt zu beachtende Punkte zum Thema Visualisieren auf. Die Checklisten lehnen sich an Vorschlägen von Lim brunner (2004, 89 ff.) an, der sie nach Knapp (1990, 94) und Lotmar/Tondeur (1991, 237) zusammengefasst hat und werden in Teilen ergänzt bzw. verkürzt.
8.1 Checkliste „Konferenz/Teamgespräch“
1. Grundsatzfragen
- Was soll in der Sitzung erreicht werden?
- Welche Themen sind zu bearbeiten?
- Wer muss unbedingt teilnehmen (externe Teilnehmer nötig)?
- Ist die Sitzung das richtige Kommunikationsmedium für die zu bearbeitenden Themen?
2. Inhaltliche Vorbereitung
- Thematisch-inhaltliche Vorbereitung auf die zu bearbeitenden Themen, z.B. mit
- Fachliteratur
- Sitzungsbeilagen (Textausschnitte, Statistiken, Rechtsaspekte etc.)
- Fragen und Schwerpunkte für die Bearbeitung formulieren
- Zeitrahmen für die jeweiligen Themen festlegen
3. Organisatorische Vorbereitung
- Überlegungen hinsichtlich der Zielgruppe:
- Umgang miteinander
- Besondere Ansprechweisen
- Zu erartende Verständigungsprobleme?
- Sind die Teilnehmer ausreichend informiert?
- Vorgespräche mit einzelnen Teilnehmern nötig?
- Tagesordnung festlegen
- Wichtige Punkte nach vorne legen
- Protokollführung bedenken (Verlausfprotokoll? Ergebnisprotokoll? …)
- Termin und Dauer der Sitzung festsetzen und hierzu einladen (falls kein Fixtermin besteht)
- Raum organisieren
- Raum für die Sitzung vorbereiten
- Ausreichend Sitzmöglichkeiten
- Tische entsprechend der gedachten Form der Zusammenarbeit positionieren
- Materialien (zur Visualisierung, Schreibutensilien etc.) bereitlegen
- Getränke bereitstellen
- Angenehmes Raumklima schaffen
4. Funktion Gesprächsführung
- Begrüßung, Einführung in Themen und Ziele der Sitzung (Ablauf bekanntgeben)
- Evtl. Regeln (z.B. Kommunikationsregeln, Entscheidungsfindungsregeln) festlegen
- Protokollführer festlegen
- Für das Einhalten des Zeitplans, des Ablaufs und der Regeln sorgen
- Diskussion in Gang bringen und steuern
- Persönliche Auseinandersetzungen/ Killerphrasen („das war schon immer so“…) dämpfen
- Erzielte Ergebnisse zusammenfassen und für das Protokoll formulieren
8.2 Checkliste „Moderation“
1. Vorbereitung
- Treffen richtig organisiert (Einladung, Raum, Bewirtung, Technik, Materialien)?
- Thema klar, konkret, verständlich und ansprechend formuliert?
- Wie betrifft mich das Thema selber?
- Habe ich mich entsprechend vorbereitet (innerlich und äußerlich)?
- Habe ich Vorstellung vom Verlauf des Treffens?
- Wie setze ich das Prinzip „Anfangen wo die Gruppe steht“ um?
- Wie soll die Vorstellung der Teilnehmer, der Einstieg, das Anwärmen, die Schaffung einer gemeinsamen Ausgangsbasis, die Klärung der Bedürfnisse und Erwartungen, der Abschluss aussehen?
- Ist es sinnvoll/hilfreich/nötig zu visualisieren?
- Will ich bestimmte Gesprächsregeln einführen? Wenn ja, welche? Wie?
2. Durchführung
- Nach Möglichkeit frühzeitig anwesend sein
- Teilnehmer persönlich begrüßen, während des Treffens mit Namen ansprechen
- Teilnehmer ggfls. Motivieren, ermuntern, stützen, ssich selber zurückhalten und zuhören
- Gruppenprozess immer wieder beleuchten, durch Zusammenfassung strukturieren
- Thema und Zielrichtung im Auge behalten
- Auf Gesprächspausen achten, ggfls. aktivieren, spiegeln
- Teilnehmer immer wieder einbeziehen, mitbestimmen –entscheiden lassen, Fragen weitergeben
- Technik der Fragestellung beachten (offene/geschlossene Fragen, suggestive Fragen etc.)
- Vorläufige Ergebnisse sichern (zusammenfassen, aufschreiben/visualisieren)
- Vorauseilende Beiträge zurückstellen und später wieder aufgreifen (z.B. Themenpool auf Flipchart erstellen)
- Affektive/Atmosphärische Störungen im Blick haben, ggfls. thematisieren („Störungen haben Vorrang“!)
- Verantwortung für Abschluss übernehmen:
- Ergebnisse zusammenfassen und sichern
- Offene Fragen benennen, um unter Umständen weiterführende Fragestellungen zu entwickeln
- Auch nicht erreichte Ziele benennen und festhalten
- Evtl. Vereinbarungen treffen/Aufgaben verteilen
- Rückblick auf Gefühle/Eindrücke, Inhalt und Prozess Raum geben (z.B. Abschlussblitzlicht)
- Ausblick schaffen
- Teilnehmer verabschieden
8.3 Checkliste „Visualisieren“
1. Visuelle Hilfen nie ohne vorherige Probe einsetzen!
- Technische Voraussetzungen: Steckdosen, Verlängerungskabel, Lichtverhältnisse
- Folienreihenfolge festlegen, richtig vorsortieren, schreibfähige Stifte und Leerfolien bereithalten
- Flipchart: ausreichend Papier, verschiedenfarbige Stifte, Standort festlegen
- Wirkung kontrollieren (Helligkeit, Lesbarkeit)
- Powerpoint: Präsentation vor Ort mit vorhandenem Material testen, u.U. in unterschiedlichen Office Versionen abspeichern und mitführen
2. Visuelle Hilfen sollen helfen, nicht behindern!
- Einfach und verständlich halten
- Max. 6 Zeilen auf Folie, max. 10 Zeilen auf Flipchart
- Immer nur eine Visualisierung/Idee gleichzeitig
- Bei Stiften max. 3 verschiedene Farben nutzen
- Kerninformationen unterstreichen
- Visualisierung nur so lange benutzen, wie bei der Präsentation Bezug darauf genommen wird (Projektor ausschalten, Flipchart umschlagen)
- Powerpoint: Keine übertriebenen Animationen/Audio
3. Visuelle Hilfen gezielt einsetzen
- Visualisierung erst zeigen, wenn sie „an der Reihe ist“/ bei Flipcharts u.U. mit Leerblättern planen
- Bei Folien: Leerstellen auf Folie belassen, um weitere Folien aufzulegen (Entwicklungen deutlich machen)
- Unterschiedliche visuelle Hilfsmittel kombinieren (z.B. Folie/Powerpoint zur Unterstützung von Ausführungen, Flipchart zum Ergebnisse/Fragen/Themen sammeln
- Hand-outs oder Materialien erst am Ende verteilen
- Flipchart mit Grundsatzinformationen (Ablauf/Struktur/Zeitplan) des Treffens die gesamte Zeit über zur Orientierung sichtbar lassen
- Powerpoint: Sinnvolle Animationen setzen
4. Freie Sicht auf visuelle Hilfen sicherstellen
- Sitzanordnung im Vorfeld daraufhin testen, dass die Visualisierungen von allen Plätzen aus gut sichtbar sind (schräge Winkel beachten)
- Beim Schreiben am Flipchart seitlich stehen, so dass der eigene Körper das gerade geschrieben nicht verdeckt
- Evtl. Pointer nutzen
- Zu der Gruppe sehen und sprechen – nicht zum Flipchart oder zur Folie
5. Visualisierungen wirken lassen
- Kurze Pause bei Handhabung des visuellen Hilfsmittels, Gruppe kann sich kurz darauf einstellen
- Visualisierung zur Unterstützung der Ausführung, nicht umgekehrt
- Durch Fragen prüfen, ob die Visualisierungen richtig erkannt/verstanden werden (z.B. bei Diagrammen, Statistiken etc.), Abkürzungen erklären
6. Sprache
- Während des Nutzens von Visualisierungen lauter sprechen als gewöhnlich - Gruppe teilt die Aufmerksamkeit auf die visuelle Hilfe und den Sprecher
- Besonders in abgedunkelten Räumen lauter sprechen, da der Sprecher „verschwindet“
9 Quellen
Badry, E.; Knapp, R. & Stockinger, H.G. (2002). Arbeitshilfen für Studium und Praxis der Sozialarbeit und Sozialpädagogik. Neuwied und Kriftel: Luchterhand.
Limbrunner, A. (2004). Soziale Arbeit als Beruf. Berufsinformationen und Arbeitshilfen für Ausbildung und Praxis. Weinheim und München: Juventa.
Skripte und Mitschriften von Fortbildungen mit u. a. dem Thema Leitungsaufgaben im Spannungsfeld von Beratung und Kontrolle, Gesprächsführungstechniken und Moderation.